本文来自微信公众号:人神共奋(ID:tongyipaocha),作者:人神共奋,题图来自:《实习生》
一、烂尾项目
大公司想要晋升快,关键在于碰到好项目,通常都是那些看起来复杂,但有公司资源配置最后总能出成绩、公司领导又关注的项目。
而最吃力不讨好的,就是半路接手那种“烂尾项目”。
一个项目,正常周期是半年,结果做了两年多,中途还停过一年,换了几次项目负责人,资料分散在无数个文件夹里,有些根本没整理过,都是原始的录音、邮件,有些干脆就是印在当事人的脑子里面。而且,这种中途被停下来的项目,里面还不知道有多少地雷。
更糟糕的是客户那边也换了几拨联系人,都是一副新官不管旧帐的嘴脸。
这种“烂尾项目”,说起来是集全公司之力攻克,但实际上,同事个个躲都来不及,正常的工作方法根本不可能推进项目。
不过,今天要分析的一个项目管理的案例,是我刚刚入行后亲眼看到,一位项目管理的牛人,只用了一个多月的时间就让这个烂尾项目重新启动。
她是如何让大家愿意加入到这么一个既没有利益,又有点危险的项目当中的呢?
二、破冰:两不一新
烂尾项目有一个最大的问题,之前的经手人都吃过亏,打死不愿意再陷进去。怎么办呢?
这位项目负责人采用了一个非常聪明的策略,我把它总结成“两不一新”:
不梳理:不要去梳理项目的来龙去脉;
不追问:不要追问以前的负责人,曾经发生过什么。
新项目:总结成一点,把烂尾项目当成新项目去做。
为什么这么处理呢?
第一,假如你按正常的中途接项目的流程,先去梳理项目,你一定要去问以前发生了什么。也就是说,你事情还没有做,就先要去请求别人协助,这就难办了。
第二,既然是烂尾项目,里面一定有地雷,一定有别人不愿意去回忆的事情。项目只会越梳理越乱,别人对你越来越戒备,个个躲着你。
当然,不梳理,并不是真的不去梳理,而是让你暂时别碰那些你搞不清楚的东西,只当成一个新项目,从现在能做的事入手。
三、烂尾项目的核心问题
“二不一新”只是大原则和破冰时的做法,真正要启动还是得消除成员的不确定性。
一个多年无法继续的“烂尾项目”忽然重新启动,如果你是这个项目以前的经手人,那么,当现在的负责人请你帮一下忙时,你直接的心理反应是什么呢?
因为项目曾经烂尾,出于“不确定感”心理,你不确定还会不会再次发生这种事,把你再陷进去,你也不确定领导是不是真的想推进这件事。
所以你会观察一下,如果你发现同事们并没有什么积极的行动,你很可能继续观察别人的反应,以决定自己的行动。接下来,就会出现人人都观望的现象。
领导同样也是,嘴上鼓励下属,实际心里也在打鼓,如果他觉得大家都没有真心投入在这个项目上,他也会去评估风险,评估自己的精力投入在这个项目上,是否值得。
大家都在观望,包括领导,除了直接负责人,没有一个人真心出力。
心理学称之为“看客心理”:如果在某一个特定的环境中,每一个人都搞不清情况时,他们会根据周围人的反应来决定自己。如果每一个人都在观察别人的反应,那结果就是每一个都在观望,没有一个人付诸行动,而这时,只要有一个人出手,大家又都会一哄而上去帮忙。
怎么解决这个问题呢?针对“看客心理”,心理学有很多建议:
第一是集中责任,如果你受伤倒地,不要喊救命,而是说:“那位穿白西装的先生,请扶我一把。”
第二是明确责任,老人倒地要声明“是我自己摔倒的”,以减少别人顾虑。
第三是降低难度,你被卷入了一场斗殴时,别人并不知道事情的前因后果,就不会采取行动,你应该请他们打110,就降低了别人帮助你的难度。
第四是发动关键人物,大街上,想要让大家都抬头向天上看,你就要事先安排几个人故意抬头看天,要多少个人呢?心理学家的试验结果是5个——只要5个人,就能让大街上80%的人都向天上看。
烂尾项目的重点在于发动关键人物。
四、寻找关键人物
烂尾项目要消除“不确定感”,就要先从一个最关键人物入手,让这个人先动起来,去影响他周围的人,形成正向的“社会认同”压力,最终让每一个人都行动起来。
谁会是这个关键人物呢?
项目成员肯定是先要动起来,但他们动起来,没有用,因为是项目内部成员,别人觉得你们这么做,是天经地义的,无法形成向外释放的压力。
而且事实上,项目负责人一开始并没有让团队成员介入太深,因为别的团队不配合,阻力太大,后面还有大量工作,要保护团队成员的积极性,不能消耗在这种内耗上。
项目成员不能做排头兵,那先走高层路线行不行?很多人都会这么想,一遇困难,先想着找领导要尚方宝剑。
但是,领导是不适合做排头兵的。因为领导应该为所有项目站台,所以,想要他给出实质性的具体支持,出面协调其他部门,必须你先给他信心,如果你两手空空去找领导,问题还是绕回原处。
那客户或者其他部门呢?都缺乏利益驱动。
还是应该促使前经手人这个关键人物先动起来。因为他们有自己的利益在里面,而且困扰主要是心理上的,所以,他们才是最好的突破口。
五、影响关键人物
刚才说的“两不一新”的方法之所以管用,还有一个原因。项目只要推进到一定程度,自然会涉及以前经手人,到这个时候,你不主动找他,他也要主动来找你。这叫以逸待劳。
既然是烂尾项目,前任一定会留下很多需要擦屁股的烂事。有一些很小的事,比如漏报的发票,比如遗漏的资料,还有一些更小的事,比如之前的对接人要带个话什么的,顺便帮他解决了,这就制造了一个小小的机会。
项目负责人每次都做一点小小的事,然后再去问他们项目之前的一些情况,人家当然不好意思拒绝你。
这在心理学是叫“互惠原则”,它不是利益交换,而是一种心理反应,一旦开始介入,就渐渐放弃了戒备的心态。
比如有一次,之前的负责人,花了一个多小时的时间,去找一份两年前的重要邮件,这是相当给力的帮忙了。刚刚接手的时候,根本不可能这么做。
当然,不是所有的事都能利益交换,有一个前经手人可能受过比较大的伤害,完全不愿意沾一点边,对于这样的人,就需要玩一些技巧了。
项目负责人就抓住了一次向领导汇报项目进展的机会,把事情自然延伸到某一位前经手人的身上。领导出面了,这位前经手人不得不配合。可就算有领导的尚方宝剑,毕竟这已经不是人家的项目了,本来已经脱身,现在让别人答应帮你,还是需要想点办法的。
接着大家坐下来开项目会,项目负责人首先提出要求,把他负责的那段时间的全部项目资料整理出来,一样一样的核对。对方一听就急了,这至少要准备好几天,再开上一个整天的会,他肯定不干啊。
最后,项目负责人才提出了其中某几项重要资料的核对,这才是她真正的目标。
六、分层消除不确定性
多米诺的第一块骨牌拿下,下面就好办了。
项目负责人做的第二步是消除团队成员的不确定感。
负责人会很正式地发一些邮件,“感谢项目前经手人的帮助”,然后通过大范围的抄送,制造出一种“别人都开始帮忙了,项目已经真正启动了”的氛围,去消除项目成员的“不确定感”。
第三步就是消除客户的不确定感。这个“烂尾项目”还有一个障碍,就是客户,他们那边遇到的情况也类似,换过几轮责任人,现在的对接团队积极性不高。
客户不确定的地方在于,对方是不是真心要重启项目,所以,可以利用项目成员积极的互动,去消除客户那边的不确定感。
第四步是消除领导的不确定感。与客户的有效沟通开始之后,通过会议纪录、新的合同往来等等积极信号,管理层的不确定感也开始消除,领导们就愿意投入更多的精力,更主动地在部门之间进行协调。最后一点,领导的正向反馈又可以给公司其他部门造成压力。
毕竟是公司级的项目,只要形成良性循环,大家都有信心,再难的项目也会渐渐走上正常的轨道。
七、项目负责人的影响力
想利用“社会认同”的压力推进团队工作,找到你的第一波突破口非常关键,要有利益驱动,也要有行动技巧。
但是,有这么一句话:你可以在某一个时间欺骗所有的人,也可以在所有的时间欺骗某一个人,但你不可能在所有的时间,欺骗所有的人。
没有人是傻子,如果想持续引发“社会认同”压力,你必须保持这种正面的反馈能持续下去。
在“烂尾项目”案例的压力经过了好几层:项目责任人——前任经手人——项目成员——客户——领导——其他部门,想要压力经过每一层都被放大,这需要项目的负责人做大量工作,尤其是项目刚刚启动的一两周,基本上是孤军奋战,这个对一个人的意志力和信心是很大的考验。
好的项目负责人,可以用任何手段推进项目;而优秀的项目负责人,最重要的推动力,就是他的影响力。
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