假设要建立一套工作流，把重复又麻烦的事，拆分成几个简单步骤，以此节省反复折腾的时间，你会选择什么？
我有个朋友，第一反应是做很多框架出来。什么？要那么多框架干嘛？市面各种AI工具都提供啦，我问道。
他解释说：
你不知道我们领导，发散性思维强、还多变；经常突然要一个项目结案报告，一个PPT框架，一份会议提要，我每天汇报他不看，临时性小动作倒不少，不得不提前准备。
另外，市面AI工具确实很多，也能提供帮助，没有一套使用流程的话，还得花时间去搜索、筛选，也不方便。确实，工作流很重要，可以应对突然情况。
我认真调研一圈发现：很多人完全靠记忆工作，没有建立工作流习惯，他们完成任务后，懒得复盘，导致下次面对类似任务时，还会遇到同样问题。
为防止精力不被无形的黑洞吞噬，我总结了一些心得。
01
先思考一个问题：为什么灵活调整工作流至关重要？
只为节省时间？这么想，就太简单了。想一下程序员、自由职业者、设计师、还有做新媒体的朋友们，工作充满创造性，在一个不断变化的环境里，太要保持工作的效率和创新力了。
在《随机漫步的傻瓜》这本书里，索罗斯提到，他设计工作流，是为了打破常规，每天都是一张白纸，这种思维方式对于面对不断变化的股市，至关重要。
同样理念，也适合用于管理个人工作流，当你陷入低效且重复，又想快速完成工作时，已经有了路径依赖。
因为我做自媒体，工作内容繁杂，不仅要写内容，还要见人，同时，还会给一些长期合作的客户提供支持，这导致我时不时要记录信息。
所以，我的工作流程是来对抗容易分心的问题。
静气、定力、专注，这些词听上去好像在说一个人的品质，怎么变成工作流程的一部分呢？
一，和注意力有关。你知道吗？新闻、生活琐事这些碎片化信息，总在考验我的专注力，想靠个人意志力去对抗大数据和算法推荐，挺难的。
二，工作本身。我的一天里，记录信息、见人、使用软件，三件事大约各占30%的时间，见人还算简单，但信息记录很容易迷失方向。
比如说：
我在坐地铁时、等人时会看一些东西，遇到不错的内容，虽然可以转到收藏夹，但一转瞬还是会忘记刚才看了什么，这对内化吸收造成很大影响。
电脑前也一样，搜索一个东西，转眼之间在不停切换窗口之间迷失了，有时候，突然发现自己要找什么文件，这种因为频繁切换任务导致的分心，并不是简单关闭电脑那么容易处理。
三，大脑过载问题。比较简单，就像电脑内存不够用一样，大脑经常处于紧绷状态，感觉像后台一直在集中注意力，晚上睡觉还能梦到工作，这让人感到焦虑。
因此，信息泛滥时代，很容易被周围的事物分心。努力集中注意力，学习如何保持冷静、增强定力，是技巧，更是一种潜意识改变心流的方法，帮我适应不断变化的环境和工作需求。
02
提高工作效率，我一直使用任务清单（to-do list）。
一开始方法很简单：
列出每天要做的事情，做完一个就打一个勾，但时间久了，我发现，方法有点简陋，因为要同时推进好几个项目，还要扮演好几个角色。我不是一个人，而是一个身体里住着好几个灵魂。
比如说：
我给客户或公众号写文章时，任务工具里给自己的标签是“量产小王”。这样做，可以提醒我把个人情绪放到一边，弱化ego，专心把工作做好。
当客户和我讨论市场营销或品牌传播时，需要各种信息，有一个文件夹名字叫，“策略小王”，提醒我，应该平和对待别人提出的各种问题。
还有个文件夹，专门存放主持资料，当品牌、传媒公司邀请我主持大会时，需要什么，直接去里面找，此外，我还要管理知识星球，还在写书、做课程......
你看，随着工作领域的拓展，角色在增加，如果把所有任务混合在一起，会很乱，也很难跟踪各个任务进展。因此，后来我开始按项目、身份细分任务清单，如果每天解决3～5个，那一天会感到非常充实。
这样，逻辑是否清晰呢？
对了，你还可以按照项目划分工作板块，如果情况和我相似，也有诸多事情处理，不妨试试按项目、身份构建你的任务清单。
采用这种方式后，发现另一个好处：它帮助我更清楚当前短期目标、一年中重要的事，以及长期的发展规划。
不过，问题来了：工作列完后，真的会按照流程做吗？
事实上，通常不会。
一个最显像画面感是，我们会陷入启动困难的窘境中。
想象一个场景，你感到十分焦虑，因为有个任务截止日期已经快到了，但你却感觉椅子像是黏在身上一样，怎么也站不起来。
过20分钟，终于站起来了，决定立刻做那件拖延很久的任务，你觉得再不做，对不起设定的工作流，于是乎，在此开始前，可能会冒出一些奇怪的想法。
比如：
我得先把书桌整理下、泡一杯咖啡、调整下心态，甚至找个安静的地方......
完整一个任务，真需要很多准备工作吗？当然，有些准备有必要，类似于收集资料的行为，而其他一些准备看起来也有道理。
问题是：没完没了准备工作，耗费太多精力，结果真正开始工作的时间被不断推迟。很多时候，我们准备的时间比实际行动花的还要多。
还有一个事实，准备工作和要做的任务之间，关系不大，虽然它看起来让人有满足感，其实，它没有帮助你在待办事项里多打一个勾。
从提升任务效率角度看，不得不承认，大多“准备工作”是你意识不到的行为，它不过是启动困难的表现。
03
除此外，即便有了任务清单（to-do list）在，也不会按照优先级去办事。我也想过为什么，后来学习四象限法则后，找到了答案：行动还没有形成习惯。
我经常因为时间压力，把重要但不紧急的任务一拖再拖，有时候，我倾向于做简单轻松的事，虽然它可以减少代办事项的数量，但并不是实现主要目标最佳办法。
举个例子：
到公司，群里消息已经到99+，下一场会议半个小时开始，我只能抓紧时间处理几个紧急任务。
当打开代办列表，从头到尾看一遍，心理对它们的评论是：这件事很紧急，会影响后面工作进度，或者，上次因为这件事出了问题，看来挺重要。
看到最后一项，我已经知道做哪个最重要且紧急的任务了，但是，眼睛一瞥，看到列表中间，有个日常任务看起来很简单，不会花太多时间，我大概率会决定先做那个。
为什么呢？
趋易避难是人之天性。这样选择在一天会不断推演，到下午5点，我可能沮丧着责怪自己，又没有腾出时间完成那些更重要的任务。
然后，我必须做出选择：加班或推到明天，如果选择明天，又会开始一个新的循环……
所以，启动困难会变成各种借口和理由，让我宁愿先忙些不那么重要或紧急的事（有些只是比真正要做的事稍微容易一点），也不愿意直接开始最关键的任务。
最终，我就离设计任务清单，把重复的事情半自动化的目标，越来越远，它成了摆设，表面工具。因此，根本原因在哪？
精神层面的预设困难
流程不清晰
启动困难到任务完成之间，中间是“不情愿山谷”。当我认为一件事很难，要投入巨大时间成本时，我会推迟它，这里包括精神困难和实现困难，前者容易分辨，后者很少意识到。
举个例子：
有些朋友做设计，敲代码、搞AI知识库，一开始和我一样，太关注不那么重要的事情。比如，花好多时间去研究工具、方法。
结果呢？折腾很久，一个作品没呈现出来。后来我意识到，是想象力太发达了。我们很努力，但如果方向错了，就显得没太多意义。
大脑功能非常强大。
接到任务，它立刻能想象出执行过程和可能的结果。那些复杂的沟通，大量枯燥的资料收集、让人不开心的对话、不确定的事情发展，还有可能失败的结果，都像泰山压顶一样。
这种提前预设的能力，帮助我们的祖先意识到潜在的危险，从而避免了一次又一次的危机，好奇心驱动着大脑点亮地图上所有节点，这样，它会觉得内心具备安全感，但如果不能摆脱提前预设的思维，你会一直迂回在过程中，
构建目标管理系统，本质是通往最终目标的通道。
目标一定是某种形式的输出。输出是外向的，进行一次演讲分享、展开观点讨论，实现一个方案，都是可以直接对他人产生影响的输出。
输出也可以是内隐性的。做一个决定，养成一种习惯，建立一个思考框架，这些主要为了改变自己的认知和行为。所有的对外输出，都建立在对内基础之上。
而高效的核心只有一点：一个稳定可靠的、能减少阻力的流程，它可以帮你快速学习和消化信息。这样，就能得到正面的反馈。
因此，不以内化知识，产出东西作为标准，都是内耗。
04
那么，问题来了：该怎么设计合理的流程呢？有三点：
围绕目标拆工具
5分钟魔力
小步骤AI化
首先说明，流程本质具备跨界属性，我们完成一个项目，要利用多个软件工具实现这一切。
比如说：做个PPT，得提前用Word处理文本，再用PS设计图形元素，每个软件都擅长处理具体一方面的任务，你不能要求它完全满足所有需求。
高效工作流程是将不同软件串起来，使工具都能在最擅长的领域，发挥最大效能。
很多人误解就在这里，他们期待“all-in-one”，one 是什么？指：一个软件满足所有能力，实在不行，装插件也要解决，这是不利的，它会阻碍工作流和效率。
想象一下这个场景：
突然有一天，领导让你赶紧做个思维导图。你的第一反应是什么？用哪个软件来做吗？如果是我，会先用AI软件整理文档，提炼主要框架，然后，把框架导入思维导图软件里，很快搞定。
如果你想all-in-one，结果怎么样？得一边对着软件，一边对着文档，确定主题，一个分支一个分支输入，半天也不一定弄完。
简单讲：我们的工作会受限于软件提供的框架和功能，重器轻用，不关注某个软件功能多么强大，只关注它最优势的一面是什么，用好它的优势。
什么是5分钟魔力呢？
方法很简单：先给自己设定只做5分钟的任务。5分钟后，自由选择是继续做还是停下来。好处是，把长时间的任务变成了一个个短短的5分钟，不会感到那么难，压力也会小很多。
通常，当行动5分钟后，会发现自己可以再多做一会儿。对了，5分钟小步骤，我也会思考能不能让人工智能协同我来处理。
比如：查找公开资料，我会用某些软件，只要把关键词输入进去，设置好一个聊天框，下次我用时，直接问问题就可以了，不用再一次复杂地设置。
再比如，一些设计软件，直接能提供色彩方案和字体，只要输入项目的主题和风格，AI一件帮你搞定，这样，省去了手动组合的精力。
但是，对于边界之外的创造性工作，人工智能给的解决方案始终有限，所以，最起码，它能实现重复的事情半自动化的目标。
每到周末、月末，我会抽时间来回顾完成的任务，完成任务不做消除，复盘时，对前面工作进行反思，看看有没有再迭代效率的地方，然后，再思考下，不同项目现在的进度，对它们进行更新。
这样，能确保每过一段时间，任务是最新的，符合当前状态，执行起来也会更有决心，更清晰。
总结而言，“AI+自驱” 让人自由。
虽然方法不是完美的，也涉及到一些执行上的问题，但只要你有目标地去建立工作流，逐渐养成习惯，那么，工作肯定会有很大的改善和进步。
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