科研工作的特殊性注定无法全部在家办公。巴塞罗那自治大学研究新石器时代陶器的考古学家Adrià Breu不可能去厨房挖掘文物，意大利托斯卡纳生命科学基金会的分子微生物学家Claudia Sala的大部分时间必须待在实验室。但是，这两位研究人员依然有机会远程办公，比如写论文或分析数据时。


所有人对此都不会陌生。和其他行业一样，新冠大流行也加速了科研界向混合办公模式的转变，许多大学和研究所正式允许员工分配自己在办公室或实验室以及在家办公的时间。一夜之间，无数人的办公模式发生了转变，并且延续至今。


但这种突如其来的转变究竟有多大影响呢？远程办公的人说自己更快乐、效率更高了。也有研究显示，能近距离一起工作的团队能做出更高级、更有创造力的成果，包括学术团队。


随着混合办公模式的流行，研究人员纷纷开始评估其整体影响——无论是在科研领域还是在其他方面。他们基于经济学、心理学和沟通理论，从多个角度分析混合办公模式——从人们对邮件和视频电话的态度，到远距离团队的合作方式和知识转移。


他们还在探索科学能为同一个办公室和相隔遥远的团队提供哪些信息，从而让混合办公模式取得成功。


远程可能性


新冠大流行前，只有一部分人可以选择远程办公，大多数人则没有这个选择。2016年，美国只有4%的全薪日能在家办公。这一比例在2020年5月升至60%，之后便一直保持在25%左右。其他国家也类似。根据英国政府2022~2023年的数据，几乎一半的员工称自己有在家办公的时间。


对于团队成员分散在各地的合作来说，科研人员是这方面的先行者。随着科学技术和政策鼓励思想、数据和资料的交流互换，以及专业水平的细分度越来越高，学术团队的地理分布也更分散了。2011年的一项分析[1]研究了约3900万名论文作者的住址，发现平均合作距离从1980年的334公里几乎线性增加至2009年的1553公里。这说明2009年的远程合作和团队国际化已经很普遍。


这些远程合作团队的成员基本都不是在家办公。但远距离合作面对的各种挑战，以及这对网络技术而不是面对面交流的依赖，与各机构和公司在摸索混合办公模式过程中遇到的问题是一样的，美国西北大学研究远程办公影响的交流与计算机科学研究员Ágnes Horvát说。


Horvát说，从科学家的工作性质看，“大家遇到的问题都是普遍问题。”她说，这说明科研领域能借鉴保险公司和其他工作的远程或混合办公经验。


即使在新冠疫情前，这方面就有很多研究可供参考，几十年来，科研人员和商业学者一直在追踪和预测远程办公的效果。


1980年代，银行集团美国运通（American Express）试行的Project Homebound项目大获成功，该项目为残障人士提供了基于住家的办公系统，得到了一致好评，公司也为节省了成本和提高了效率而引以为豪。但工会人员担心存在剥削，呼吁禁用“居家电子工作站”。


更近一些，对呼叫中心工作人员和IT人员这类特殊群体的一系列小规模研究显示，完全远程办公似乎会让员工效率降低约10~20%。他们接听的电话和输入的数据都减少了，完成相同任务的时间增加了。这与疫情早期认为居家办公比去办公室能完成更多工作的结论相反[2]。


理论上，混合办公能平衡弹性工作需求和老板的业绩要求。2022年的一项研究覆盖了全球旅行社Trip.com的1612名工程师和市场与金融员工，研究似乎证实了这一点[3]。该公司让员工要么全部去办公室办公，要么一周去两天办公室办公。与全部去办公室的人相比，混合办公的人更快乐，也更不容易离职。


这个结果以工作论文的形式发表，尚未经过同行评审，显示混合办公的员工与在办公室的员工有不一样的工作时间和模式，但两组的整体效率是一样的。通勤时间更长的员工更容易报告远程办公带来的好处。 


永久性远程


虽然这类后疫情时代的研究提供了很多实用数据，但研究人员表示，他们需要更长期的研究才能全面掌握远程办公的趋势。


“疫情让我们看到居家办公的短期影响，但我们需要更多证据才能了解远程办公的长久效应。”德国汉诺威莱布尼兹大学创新经济学家Marina Schröder说。她研究远程办公对创造力的影响，并发现用聊天软件沟通对创造力的激发不如面对面沟通。


去年末，英国牛津大学的经济学家Carl Frey领导了一项这方面的长期研究，用目前最有力的证据证明了远程办公能改变研究人员合作成果的性质和质量[4]。


该团队发现，在相同地点的团队更容易做出突破性发现。虽然远程合作能得益于集体智慧，但这类团队的创造性更低，取得的多数是渐进式进展。


“我们的论文表明，远程团队更多地开展技术层面的合作”，Frey说，“而线下团队更容易拓展新的概念。”


该研究分析了全球1960至2020年发表的2000万篇论文以及1976至2020年提交的400万个专利申请。研究分析了所有贡献者的单位和地理范围，并通过引文分析评估论文的“突破性”。


如合作距离从0公里增加到600公里以上，突破性的概率就会降低约20%。Frey说：“远程团队更不容易做出突破性发现。”


Horvát表示，该研究给远程办公的热潮浇了一盆冷水。“我们不希望科学往这个方向发展。所以我认为这需要严肃对待。”


创新力下降


是哪些因素导致了这个趋势？“科技会让构思创意变得更难。我认为这是我们现在能找到的最大原因”，Horvát说，“我们在这方面严重缺少信息，如果我们不知道问题出在哪里，又要如何解决呢？”


Frey表示，创新力下降有很多解释。一个是随机偶遇的重要性，如果人们在同一个地点合作，随机偶遇的概率更高。


线下见面还能让人接触到更多知识。“如果你们一起去吃午餐，你就能听到更多想法，听到其他人已经读到的各种知识。”


第三种可能是Frey所谓的“合作强度”，也就是让不同领域的观点在碰撞下实现创新。


“观点融合需要时间和付出”，他说，“有时候能一拍即合，但很多时候有个过程。如果你们不在一起，或是不能经常交流，这就更难了。”


在线交流要预先安排，具有鲜明的组织性和等级性，与Frey共同开展该研究的美国匹兹堡大学信息科学家Lingfei Wu说。这对非正式交谈和观点的随机产生是不利的，还会减少青年科学家与前辈的交流机会。


“经历过的人都知道，等资深教授回邮件有多难”，Wu说，“但如果你能在过道里遇到老教授们，你就很容易说出你的一些想法。”


他提到了在远程合作研究数据中发现的这种效应。他们通过分析已发表论文共同作者的相对资历（基于被引数）发现，资历悬殊的研究人员之间如果要合作，两人同在一个办公室或办公楼比两人相距遥远要容易得多。


无论资历深浅，缺少合作对任何科学家都不是好事。Wu的团队在一篇尚未经过同行评审的预印本论文[5]中指出，年轻的科学家能帮助年长的科学家做出更有创造性的工作。


该团队分析了过去200年里由逾2.44亿名研究人员发表的2.41亿篇论文，并分析了相关的引文模式。分析发现，研究人员在一个领域的时间越久，他们的研究被归为突破性的概率就越低。这个趋势在近几十年里更为显著。1960年代，工作了20年的研究人员产出了超过2%的最具突破性的工作。到了1990年代，这个比例降至0.5%以下。


青年学者不会感到意外的是：对论文以及它们引用情况的一项分析显示，越年长的科学家越喜欢批评新的研究，而不是自己创新。


Wu说，远距离合作以及缺少线下偶遇机会可能会加剧这种层级差异和趋势。


饮水机效应


随机偶遇对于激发灵感尤其是创造性很重要，这也被称为“饮水机效应”。美国两名社会科学家在2022年一项研究[6]中发现，通过电子屏幕沟通无法取代面对面接触。


纽约哥伦比亚大学的 Melanie Brucks和斯坦福大学的Jonathan Levav请志愿者两两一组构思飞盘和泡沫包装袋的其他用途。一半的队伍同处一室，另一半用笔记本上的视频沟通。研究团队还让在全球五个不同分部工作的产品设计工程师两两组队做了这个实验。


远程团队比面对面团队的创意数量更少。不过，在提出创意后的实验中，远程团队和面对面团队在分析各种选项并做出选择时的效率是一样的，甚至更高。


电子屏幕怎么就阻碍他们的创造力了？眼动追踪技术显示，线上团队对彼此的关注度更高，而且电子屏幕似乎也不会打破两人之间的连接和信任，也不会阻止他们模仿对方的语言或面部表情。该团队认为，看着小屏幕其实会收窄认知焦点。这反过来会影响参与联想和组合概念的思维能力，而这些能力是提出创意的基础。


面对面交流还能增强创造力，因为它们能让团队以远程合作所不具备的方式发挥集体智慧。


“如果我的队友很优秀，而且我能看到他们做的成果，这就能激励我。”研究该现象的俄亥俄大学经济学家Glenn Dutcher说。


Zoom疲劳


和其他行业类似，一些实验室看到了面对面的价值，并决定保留这类形式。“去年12月，我们在近两年后首次一起坐下来交流，所有人都感觉意外的好，”管理一个十人实验室的瑞士苏黎世大学流行病学家Viktor von Wyl说，“我们现在决定回到每月至少一次的线下会议。”


虽然视频会议的效率可能不如当面交流，但邮件和短信这类工具其实更利于高级沟通。这是因为心理学家把电话和视频称为“同步”媒介，即实时沟通能让参与者聚焦复杂信息的含义。相比之下，邮件和短信属于“非同步”媒介，更适合单纯地传达信息。当人们远程办公时，他们更喜欢发邮件。


计算机巨头微软（Microsoft）证实了这种效应，微软利用强制远程办公的机会做了一次自然实验[7]，评估了美国总部6.1万名员工在2020年上半年的应对情况。分析显示，随着员工改为邮件和短信沟通，远程办公实际上让全公司的视频或电话数量都减少了。


上述Trip.com的研究数据中也发现了类似现象[3]。该研究发现，混合办公员工更喜欢给同事发短信，而不是打电话或当面说话，即使他们都在办公室里。


Horvát指出，技术上的进步或能解决远程办公的部分问题，但无法解决所有问题，包括对创造力的负面影响。比如，使用虚拟现实的实验显示，受试者可以使用和注意到身体姿势和身体语言，这是面对面交流的一个重要部分。用云分享文件和数据也能让远程团队的合作流程更简化。


她说：“如今的技术不同于往日，特别是在新冠疫情后。”


当然，未来的远程合作仍有值得期待的理由。


在2022年的一篇工作论文中[8]（尚未经过同行评审和发表），Frey和他在牛津大学的同事分析了1961至2020年的远程合作和科学创新，发现了一个有意思的转变。2010年后，远程团队比同地团队更容易写出具有突破性的论文。


和他们在2023年做的研究[4]不同——2023年的研究发现突破性会随时间流逝而减少。2022年的研究只关注从线下开始然后转到线上合作的团队成果，一直是远程合作的团队不在研究范围内。


2010年后发生的转变并不奇怪，斯坦福大学经济学家Nick Bloom说，因为当时开始出现了Dropbox一类的文件共享技术。（Bloom专门研究远程办公，并就该主题与人合著了两篇论文[2，3]。）Frey还表示，2010年后的趋势可能是因为经济学家口中的“知识溢出”效应，即每位合作者能让他们机构的人能接触到这些思路。


研究工作模式的研究人员表示，没有能“一键优化”的工作模式，尤其是在科学领域。虽然突破对科研的重要性毋庸置疑，但Dutcher说，这些突破往往需要很大的投入，比如把人才聚到一起。“我们需要大发现，大发现可能要求我们坐下来面对面”，他说，“但小发现也必不可少。”


参考文献

1.Tijssen， R. J. W.， Waltman， L. & van Eyck， N. J. Nature 473， 154 (2011).

2.Barrero， J. M.， Bloom， N. & Davis， S. J. NBER Working Paper 28731 (2021).

3.Bloom， N.， Han， R. & Liang， J. NBER Working Paper 30292 (2022).

4.Lin， Y.， Frey， C. B. & Wu， L. Nature 623， 987–991 (2023).

5.Cui， H.， Wu， L. & Evans， J. A. Preprint at https://arxiv.org/abs/2202.04044 (2022).

6.Brucks， M. S. & Levav， J. Nature 605， 108–112 (2022).

7.Yang， L. et al. Nature Hum. Behav. 6， 43–54 (2022).

8.Chen， C.， Frey， C. B. & Presidente， G. Oxford Martin Working Paper 2022-4 (2022).


原文以What science says about hybrid working — and how to make it a success标题发表在2023年3月4日《自然》的新闻特写版块上，© nature，Doi：10.1038/d41586-024-00643-2


本文来自微信公众号：自然系列 （ID：nature-portfolio），作者：David Adam，由施普林格·自然上海办公室负责翻译