本文来自微信公众号：Peter哥的书架（ID：gh_cde4381bc08d），作者：张思宏，头图来自：视觉中国


这几天一篇名为《刘强东：没离开过》的热文火爆全网，里面记载了近期刘强东在京东内部的发言，这次发言对公司内部的种种浮夸、不敢说真话、只关注表面文章但执行一塌糊涂等现象进行了尖锐的批评，这其中就特别提到了几乎所有大企业都存在的一种通病，用强哥的话来说，就是：


“别拿PPT和假大空词忽悠我！”


如果大伙稍有记忆的话，我相信一定还有人记得就在3年前，一段拍摄于新东方年会的视频曾经在网上疯传，里面通过几个蹦蹦跳跳的新东方员工之口，好好地洗刷了一番新东方内部管理上的“丑恶嘴脸”，而整段歌舞最大的槽点，也如强哥一样，将矛头直指PPT：


“会干活的干不过会写（讲）PPT的！”


由此可见，PPT这种目前广泛流行于几乎所有职场环境中的会议载体，正在被越来越多的人从不同的视角（CEO——强哥；打工仔——新东方的小土豆）强烈质疑，那么问题来了：


PPT这种信息和会议载体到底有没有问题？今后还能不能用？如果真的像强哥说的如此不堪，那今后职场人到底该拿什么工具开会以及如何开会？


其实一家企业如何开会，往小里讲，这代表了一个组织的管理水平和管理效能；往大里说，它直接反映了一个公司的企业文化和价值观。


这就是为何当我以咨询顾问的身份入驻一家企业时，都不用完整地看他们的财报和业务数字，也不用听CEO或者HR的头给我进行企业宣导，只要让我亲自观摩几场会议（高/中/基层），我就能立刻对这家公司的斤两摸出个八九不离十来——这种貌似“武断”的诊断，事后却往往被实践所检验和证明，而这种精准判断的一个重要参照物，就是本文想重点探讨的一个问题：PPT。


接下来就让我从以下三个方面，全面深刻地刨析一下我对“PPT文化”的几点看法以及建议的解决方案：


PPT本身到底有没有问题？


首先，让我们来客观公正地分析和评价一下PPT本身到底有没有问题。


如果不吹不黑，以一种尽量理性和科学的态度来评判的话，其实PPT本身是有其价值和存在的意义的。它确实是一种非常实用、广谱的职场沟通语言。掌握了这种特殊的工具，无论是对职场人，还是对企业本身都是有益无害的。但我们在使用时必须清楚地看到，PPT的适用范围和作用是有其局限性的，具体地来说有以下几点：


1. 信息传递：比较适合一对多，信息单项传输，比如培训/大会宣导/讲课/新产品发布会等。如果需要多对多，同时要求信息交流/意见交换/探讨争论在深度和广度以双向的方式进行，那么PPT就绝对无法胜任。


2. 信息密度：记叙文的信息密度是PPT的7~9倍。拿我自己举例：我每分钟的阅读字数为750~800字/分钟，而我说话的语速只有220~250字/分钟，这就意味着在相同的时间里一个人靠阅读获得的信息量是听别人讲的3倍；再加上为了给观看者良好的视觉体验和聚焦与会者的注意力，会议的组织者都知道不能在PPT上放太多文字信息和细节的内容，于是形式主义的动画/照片/视频/图表等开始盛行，以至于一页花里胡哨的PPT放出时如果没人引导讲解，与会者根本不知道你想表达什么。


3. 管理流程：用PPT开会就必须以一种串联的方式进行会议流程，也就是要求每个与会者按照同样的进度和频率获得信息和展开讨论，而从会议价值管理的角度来说，并联比串联更加高效，于是乎同样一页PPT上的内容，有人早已烂熟于胸却不得不耐着性子听组织者给“文盲”做解释，或者为了照顾那些“博士生”而匆匆加快进度但却忽略了“小学生”求知的热情和意愿。


看完了以上这些分析，我想作为每天都在用PPT开会的职场人多少都会有些共鸣吧，一款原本无罪的office办公软件，现在却被各家公司和组织争相拿来过度滥用，并最终将其演变成了一种形式大于内容、表演大于价值的扯蛋的职场游戏，我这么说，大伙应该不会反对吧？


PPT有没有替代品？


已经被玩得如此的不堪了，而且还受到职场人广泛的鄙视和嘲笑，甚至让强哥勃然大怒，那么有没有什么好方法能够治一治这种变态、扯蛋、形式主义的病态会议模式呢？有！因为我就曾经在这样一家“古怪的”公司工作过：他们的内部会议一页PPT都不用，开会时也没有人站在前面讲故事、做汇报，但其会议的效率和效能却不但丝毫没有降低，反而变得更加高效和有价值，这家古怪的公司，就是亚马逊。


虽说事情已经过去整整10年了，但我还是无法忘记，当我第一次在亚马逊开会时，那一切真实的所见所闻，所给我带来的震撼和不解：


那是我加入亚马逊的第一天下午，忙忙碌碌地办完了入职手续，我便被老板带着参加了一个业务汇报例会（business review），按道理讲，这种套路性的定期（周例会/月例会/季度会/年度会）会议，在我20年的职业生涯当中已经开过不下几百回了：一个个部门主管站在老板和同事们面前轮流发言，顺着屏幕上的PPT一页页地回顾当期的工作表现，谈成绩聊缺点回答质疑，然后发会议总结，最后下课。


就在我气定神闲地坐在下面等着有人上台讲PPT时，令人惊奇的一幕发生了：只见会议的组织者一上来就给每个人发了一份六页纸的文件，然后所有的人都开始低头安静地读稿子，一边读还一边在文件的空白处记笔记。居然没有人站出来放PPT和讲PPT！


哎，这是什么新奇的套路呀？！我一下就有点懵了，没见过呀！为了不露怯，我也只好假装和大家一样，开始安静地逐页看了起来。20分钟过后，主持人问道：“大伙都看完了嘛？” 经过一番确认，所有的人都已阅读完毕，然后主持人开启了会议：“请问第一页大家有什么问题？”


主持人的话音刚落，此起彼伏的问答/争论/引申/澄清就开始了：


“嗯，我对第三段的一个销售数据有疑问，为何新客户的增长量上周有明显下滑，请销售部门的同事解释一下。”


“我非常认可第五段的一个观点，但是还想做些补充说明.......”


“我觉得最后一段的结论太扯了，我的看法是......”


当主持人看到关于第一页内容的讨论基本告一段落时，就开始引导大家过渡到第二页内容的讨论：“请问第一页还有别的问题嘛？如果没有了，那我们过渡到第二页，请问第二页有什么问题？”


“我对这一页的第四句话不懂，请财务部门的同事解释一下......”（此处略去1000字）


“请问第二页还有别的问题嘛？如果没有了，那我们进入第三页......第四页......第五页......第六页......”


“OK，会议时间到，讨论结束，稍后我会把会议中达成的共识和需要追踪的行动方案发给大家，请参照执行，散会。”


啊，开完了？会议就这么“草草”地结束了？居然一页PPT都不用啊？那我这20年职场光阴辛苦练就的一身PPT的好本领不就全浪费了嘛？你你你你，不带你们这么玩我的啊！我勒个去呀！


开完了这个会，我满脑子都是包，因为我从未见过一家公司是这么开会和进行经营管理的：要知道我可是混迹职场20年的老司机啊，同时担任着三所MBA中心的企业导师和客座教授，还为许多企业进行过战略和管理能力提升的咨询服务啊！


看着我一脸懵逼的表情，中国区的CEO（也就是我当时的老板）会后把我叫到了他的办公室，如此这般地好好安利了一番，我这才知道了此中的奥秘所在：


其实亚马逊最开始也是用PPT来组织会议的——要知道杰夫·贝索斯创业之前也是在华尔街混过的（某家投资公司最年轻的VP），因此他对PPT的套路相当了解。可正因为如此，创业之后他越来越发现，一家过度依赖甚至迷信PPT的公司是低效和会引导员工建立错误价值观的！其实一场会议的价值不在于“表演（presentation）”，而在于“讨论（discussion）”，那些对与会者以及公司和组织真正有意义的，绝不是包装华丽、构图精美、情节曲折的PPT页面，而是那些隐藏在页面下方的“备注”栏里的内容：


也就是内容/数字/问题/原因和思考。


一场1个小时的会议，应该有60%~70%以上的时间用于有深度和有意义的讨论和交流，而不是在看某个人的SHOW。于是他要求在全公司彻底废除PPT，汇报者只需要把那些原本写在提词稿上、备注栏里的内容按一定的要求写成文件就行——这就是“亚马逊记叙文（Narrative Document）”的由来：


1. 无论议题多么复杂，均不许超过六页（可以酌情添加附件：图片/表格/数据等）；


2. 把思路理得足够清楚了才开始动笔写；


3. 消除误读：会议的头20分钟所有人闷头通读整个文件，在搞清楚整个内容/建议/方案/问题后才开始讨论，从而彻底避免问那些能够自助回答的问题（杜绝在PPT页面间跳跃）；避免问无关的问题（了解议题的全貌后才开始讨论）；


4. 实质大于形式：不用花心思设计版面/配图/动画/字体大小/上下左右对齐/前后关联/彩排/背稿子/控制时间/调动演讲技巧/邀请对话/注意手势肢体语言/移动面部表情微笑等等（打字打得我手指头都快断掉了，更别说讲PPT的时候了！）；


5. 由一人表演变为群殴（群策群力）；关注于产出而非汇报（争论/澄清/引申/行动方案）；


6. 让与会者更加舒服：按你自己的节奏和习惯阅读与发问。


所以大伙现在明白了吧：别看PPT只是一件“小事”，但它绝不仅仅只是一种会议的载体和形式，因为从企业战略的角度来讲，它甚至代表着一家公司的管理文化、经营逻辑和价值观，所以大伙可千万不敢掉以轻心啊！


正是因为深刻地认识到了PPT会议文化的弊端，以及“亚马逊记叙文”的高效和价值，目前国内的一些企业已经开始反思并做出了改革——据我所知，从2018年开始，王兴的美团已经全面废除了PPT，改用亚马逊的“六页纸记叙文”来开会；一加手机、TIMS咖啡也在我的分享和推动下，于2020年开始用“三页纸记叙文”的方式进行了会议形式的改革。


我相信，在未来的日子里，一定还会有更多的本土企业开始意识到“亚马逊记叙文”的价值和意义，并以一种更加适应中国企业的方式进行落地和流程再造。


总结


最后让我再以问答的形式从以下几个方面对“亚马逊记叙文”做一下归纳总结：


1. 亚马逊记叙文适用于哪些形式的会议？


答：包括但不局限于以下三种：概述策略和路线图 ；讲述问题和提供解决方案 ；告知更新和进展。


2. 用亚马逊记叙文开会的流程是怎样的？


第一步：开会前一天将文件发给与会者；


第二步：开会时主持人先做自我介绍（个人+团队）；


第三步：告知写记叙文的目的，以及本次会议的目标（做决定/信息分享/进展更新）；


第四步：指定会议记录者；


第五步：阅读文件；


第六步：逐页讨论；


第七步：总结（结论/to-do-list)；


第八步：发会议纪要。


3. 其他注意事项：


  • 用第三方的语气；


  • 正文不超过6页，可以提供附件（appendix)；


  • “完美”的叙述可以避免任何的澄清/问题，从而引导与会者着力于激发新的思想和概念；


  • 用数据说话；


  • 格式同样重要（连贯的粗体，下划线，斜体和间距贯穿你的叙述。否则，人们会失去对信息的关注度）。


OK，奇葩的亚马逊记叙文今天就讲到这里，在文章的最后再让我用下面这句话来和大家高度地总结一下这种独特的会议形式给我留下的最深刻的感触：“写作并不难，重要的是思考。”如果你不能对自己想要在会议中表达的内容和观点有一个清晰/全面/准确的认知，那么你将无法写好这种记叙文。


本文来自微信公众号：Peter哥的书架（ID：gh_cde4381bc08d），作者：张思宏