本文来自微信公众号：腾讯咨询（ID：org-dna），作者：张思宏，原文标题：《会干活的不如会做PPT的？亚马逊创始人建议：开会杜绝PPT》，头图来自：《七个会议》


“干的累死累活，

有成果那又如何？

到头来干不过写PPT的。

要问他成绩如何，

他从来都不直说，

掏出那PPT一顿胡扯。”


出处：《释放自我》（新东方员工改编歌曲）


2019年1月，一则新东方年会的节目视频在网上突然走红，6位新东方学校老师以一首《释放自我》吐槽新东方内部存在的管理臃肿、工作效率低下等问题，立刻引发行业轰动，因为职场小伙伴们仿佛从中看到了自己公司的影子——


“干活的干不过写PPT的。”


在对应的语境中，“PPT”指向的是某些人擅长表面文章，用以向上邀功，甚至于将他人的付出在PPT里转换为自己的业绩。


其实客观地讲，PPT本身并没有错——它不过是一款图形演示文稿软件，在内部跨部门工作对接、沟通及外部合作过程中，几乎成了职场通用语言。遗憾的是，在当今绝大多数组织当中，PPT早已被滥用，甚至已经演变成了一个形式远大于内容的游戏，这其实也是通行的大企业病，以至于在某些企业当中，会不会做事开始变得并不重要，只要能写得一手漂亮的PPT并会讲故事，那搞定老板、升职加薪就成了分分钟的事。


那么有没有什么好方法治一治这种形式主义呢？有！因为我就曾经在这样一家“古怪的”公司工作过：在公司内部开会，一页PPT都不用准备；开会时也没有人站在前面讲故事、做汇报。但就是凭着这些“不着调”的管理方法，公司的股价在过去20年间飙升了500倍，并一路把自己的创始人培养成了全球最富有的人（2018-2020年），这就是亚马逊。


虽说事情已经过去7年了，但我还是无法忘记，当时给我带来的迷惑和震惊。那是我加入亚马逊的第一天，忙忙碌碌地办完了入职手续，我便被上级带着参加了一个业务汇报例会。


根据我20年的职业生涯经验，我以为的这种套路性的例会是这样的：一个个汇报者面对着老板和同事们轮流发言，顺着屏幕上的PPT一页页地回顾当前的工作表现，谈成绩、聊不足、回应质疑，最后进行会议总结和散会。


就在我气定神闲的坐在下面等着有人上台讲PPT时，令人惊奇的一幕发生了：只见会议组织者一上来就给每个人发了一份六页纸的文件，接着所有人都开始低头安静地读稿子，一边读还一边在空白处记笔记。居然没有人站出来讲PPT！


20分钟过后，主持人问到：“大家都看完了吗？”经过一番确认，所有的人都已阅读完毕，主持人开启了会议。


“请问第一页大家有什么问题？”


“嗯，我对第三段的一个销售数据有疑问，为何新客户的增长量上周有明显下滑，请销售部门的同事解释一下……”


“我非常认可第五段的一个观点，但是还想做些补充说明……”


“我觉得最后一段的结论不太对，我的看法是……”


“请问第一页还有别的问题嘛？如果没有了，那我们过渡到第二页，请问第二页有什么问题？”


“我对这一页的第四句话不懂，请财务部门的同事解释一下……”


此处略去1000字……


“ok，会议时间到，讨论结束，稍后我会把会议中达成的共识和需要追踪的行动方案发给大家，请参照执行，散会。”


开完这个会，我目瞪口呆，因为我从未见过一家公司是这么开会和进行经营管理的。看着我一脸懵逼的表情，中国区的CEO（也就是我当时的老板）会后把我叫到办公室安利了一番，我这才知道了此中的奥秘所在：


其实亚马逊最开始也是用PPT来组织会议的——要知道杰夫·贝索斯创业之前也曾混迹于华尔街（某家投资公司最年轻的副总裁），因此他对PPT的套路是相当了解的。可正因为如此，创业之后他越来越发现，一家过度依赖甚至迷信PPT的公司是低效和会引导员工建立错误价值观的。


一场会议的价值不在于“表演（presentation）”，而在于“讨论（discussion）”


那些对与会者以及公司和组织真正有意义的，绝不是包装华丽、构图精美、情节曲折的PPT页面，而是那些隐藏在页面下方的“备注”，也就是结构化的、叙述清晰的总结、分析和思考。


贝索斯认为，一场时长1小时的会议，应该有70%以上的时间用于有深度和有意义的讨论和交流，而不是在看汇报者的个人秀。于是他要求在全公司彻底废除PPT，汇报者只需要把那些原本写在提词稿上/备注栏里的内容按一定的要求写成文件就行——这就是“亚马逊记叙文（Narrative Document”）的由来。


神奇的“6页备忘录”原则


1.“6页”原则


无论议题多么复杂，均不许超过6页（可以酌情添加图片、表格、数据等附件），内容包括：


  • What we do?（背景）；


  • Why we do it? or What’s the problem（解决什么问题）；


  • How we do it?（我们怎样做）；


  • Validation（如何验证）；


  • Discussion/Analysis（讨论、分析）；


  • Summary（总结）。


2. 清晰的思考


“6页备忘录”的另一面是，把复杂的业务总结写成一篇结构清晰，叙述准确的6页备忘录，其实是非常困难的。团队往往需要花费很长时间来准备文档，对什么东西更重要以及哪些东西是相关的要有更好的理解。PPT式的演示多少会以表像来掩饰想法，使得相对重要性不够突出，并且忽视了想法之间的关联性。


3. 消除误读


会议的前20分钟大家围在一起安静地阅读这个6页文件，在搞清楚整个议题后才开始讨论，从而彻底避免问那些能够自助回答的问题（杜绝在PPT页面间跳跃）；避免问无关的问题（了解议题的全貌后才开始讨论）。如果使用传统的PPT演示文稿，听者有疑问可能随时会打断；但如果阅读了整个6页的备忘录，比如在第2页上有一个问题，但是在第4页上，该问题可能就得到了回答。


4. 实质大于形式


不用花心思设计美化PPT以及准备演讲技巧等。在贝索斯看来，听众从PPT中得到的只有“罗列的项目信息”，有实际价值的信息非常少。


5. 群策群力


备忘录形式使得在亚马逊内部，每一场呈现想法的会议都变成了对想法的成本与效益的深度辩论，关注于产出而非汇报。这类批判性甚至已经植入到备忘录本身。


6. 让与会者更加舒服


按你自己的节奏和习惯阅读和发问。因为会议发起人的精心准备，会议效率得到提高后，节省的可能是共同参会的几人甚至十几人、几十人的会议时间，从而告别冗长的会议。


外界在观察亚马逊时很难理解一件事情：为何亚马逊可以同时关注如此多的业务。答案就是亚马逊发明了一套可以复制的流程，能让内部员工在面对一个陌生领域时，基于深入调查分析之后的洞见，可以快速的做出艰难决策。通过使用6页标准化的备忘录来替代 PPT，亚马逊提高了员工思考的门槛和质量。从企业战略的角度来讲，它甚至代表着一家公司的管理文化、经营逻辑和价值观。


回到文章开篇，新东方年会吐槽神曲刷屏后，俞敏洪在个人微博发布消息称，员工敢于暴露新东方问题，值得鼓励，并表示“最重要的是直面问题，并且迅速解决问题”。新东方会不会就此在内部彻底的让PPT下课？我不知道。但是我相信，PPT今后绝不会在大多数的企业中消失，因为要想改变一家公司的根基是非常难的。与其说新东方现在要解决的是一个开会的形式问题，不如说这是一场触及企业文化、管理哲学和价值观的底层革命。


本文来自微信公众号：腾讯咨询（ID：org-dna），作者：张思宏