在职场上既要干得好更要说得好,职场高手善于抓住每一次汇报的机会,在汇报中实现自我才华和工作成果的精彩呈现,获得领导、同事和客户的信任,全面提升自己的职场可见度。


实际上,在职场中汇报的机会是无处不在的,比如汇报内容除了工作以外,还可能包括自己或者是产品(方案);汇报的对象除了领导以外,还有可能是客户,所以常见的汇报场景往往包括:



应对以上场景,职场高手善于使用结构化汇报的技巧,通过简洁、清晰和有信服力的表达把信息准确且高效地传递给听众,让他们听明白、记清楚、有认同。


那么如何才能达到这样的汇报效果呢?


整体而言,有结构的汇报具备三个特点:共情力、逻辑力、感染力。


一、共情力:善于换位思考


先请你看看小明的汇报经历。


小明是供职于某个大型集团的工程师,第一次主持一个技术研发项目,在项目进行到3个月时,他需要向高层汇报这个项目的进展情况。


为了做好这次汇报,小明花了大量的时间准备演示文稿和详细报告,主要内容是介绍这个项目的技术进展。


然而,在汇报过程中,小明发现听众对他的汇报一点都不感兴趣,这是为什么呢?


后来小明才发现自己的问题在于没有提前考虑到听众的需求和背景。


因为高层并非该领域的技术专家,他们更关心的是项目的商业价值和市场前景,对于技术细节不感兴趣,也无法正确理解。


而小明的汇报只是考虑了自己的工作内容,缺乏换位思考,尽管准备充分,最终还是没有有效地传达项目的核心信息并取得预期的结果。


小明的经历告诉我们:缺乏换位思考的工作汇报就是“自嗨”。


汇报的关键在于以对方喜闻乐见的方式将信息传递给对方,让对方听明白、有认同,这意味着汇报人首先要清楚受众的偏好和需求。


由此可见,汇报时不是考虑自己要说什么,而是要琢磨别人想听什么,应进行充分的换位思考,站在对方的立场去关心对方的所喜所好、所思所想。


因此,你需要为你的听众画像,尽可能地了解听众的年龄、性别、专业、背景、身份、知识结构,基于这些基本信息才有可能准确判断他们的偏好、知识面和需求。



1. 偏好


每个人都是独特的个体,都有不同的背景、身份和性格。


甲之蜜糖可能恰是乙之砒霜,指望一套台词演完各种戏是不现实的,所以汇报之前要为你的听众做个画像,既要分析他们的背景、身份和性格,还应预判受众的立场,判断他们是你的支持者、反对者还是中立者。不同的立场决定着不同的汇报方法。


2. 知识面


在汇报工作时,为了保证你所传递的信息能够让受众理解,你需要提前分析听众的知识水平和专业领域,以便于在汇报时选择适当的语言,使得信息更易于被理解和接受。


3. 需求


对听众的需求进行分析能够帮助你确定汇报的重点,对方所处的位置不同,他所关注的问题是不一样的。


比如在做年终工作汇报时,你的直接领导会更加关心你的工作业绩和表现;部门负责人更想了解目前你工作中遇到的困难和需要的资源;而HR会更加关心你个人成长的情况。


二、逻辑力:善用框架


构建合适的框架组织信息是结构化汇报中的关键环节,基于框架进行汇报能够有条理和系统化地向受众传递信息、数据和分析结果。


框架的来源包括使用成熟的框架,按照现成的框架组织汇报的内容,这样做的优点在于能够多快好省地完成任务,而且由于使用的成熟框架也多为受众所熟悉,因此他们能够更容易地理解和记忆汇报的内容。


如果发现没有现成的框架可用,可以按照以下步骤构建汇报框架:




第一步:明确汇报主题和目的


首先,用一句话总结汇报目的,如果开始的时候觉得一句话说不清楚,可以先写下来你想到的目的,然后再逐渐提炼到只有一句话。


其次,用5WHY反复追问自己这句话是不是你的根本目的。


举例:用5WHY梳理汇报目的


小明要向上司汇报项目的进展,为了明确目的,小明用5WHY进行了这样的梳理:


【初始目标】:向上司汇报项目的实际情况。


【追问】:为什么要向上司汇报项目的情况?


【回答】因为上司提出要将项目进度再加快一周,但实际上不可能。


【继续追问】:为什么加快一周不可能?


【答案】因为上司没有意识到这个项目中存在的一个重大风险。


【更正目的】让上司意识到由于某个重大风险的存在,项目进度不可能再加快一周。


第二步:确定汇报内容


首先,根据受众分析和汇报目的,将想讲的内容都列出来,为了减小深度思考的压力,防止一开始就忽视了关键信息,建议用思维导图。


其他,将列出的初始内容和汇报的目的相匹配,删除或修改与汇报目的不匹配的信息。


比如小明在前面用5WHY梳理汇报目的时,发现汇报目的是“由于某个重大风险的存在,项目进度不可能再加快一周”,考虑到这个结论是负面信息,不是上司愿意听到的,于是小明修改了汇报内容:


领导,我将项目按照加快一周的进度做了个调整,其中遇到了一个风险,目前有两个做法:


(1)投入更多资源来尝试能否降低这个风险,但把握很低;


(2)维持原来的项目进度。


第三步:选择汇报结构


搭建新框架可供选择的结构主要包括时间结构、空间结构、2W1H结构、钟摆结构或变焦结构。


举例:五种常见的汇报框架


  • 时间结构:按照过去、现在、未来的结构汇报移动互联网对于公司经营战略的影响。


  • 空间结构:分别从产品、价格、渠道和促销四个层面总结公司新产品的优势。


  • 2W1H结构:最近我们部门销售业绩严重下滑(what),原因是A公司近期推出的同类产品对我们现有产品产生了较大的市场冲击力(why),因此需要抓紧时间调整现有的营销方案(how)


  • 钟摆结构:关于数字经济与碳排放的关系目前主要有两种观点,一种观点认为数字经济有利于减少碳排放;另一种观点则认为,数字经济增加了碳排放。


我们认为这两种观点究竟哪种正确还要考虑区域经济发展水平,也就是说数字经济发展对碳排放的影响存在区域异质性。


  • 变焦结构(由大到小):作为全球变暖的重要因素之一,碳排放增加导致自然灾害频发、粮食产量减少、生态环境失衡等问题,严重威胁着人类社会的可持续发展。


中国是最大的发展中国家,面临着碳减排和低碳产业竞争的双重压力与挑战,流通产业是国民经济发展的基础性产业和先导性产业,在促进生产、引导消费以及匹配供需等方面发挥着重要的作用,对资源集约和环境保护具有显著的影响,成为助力我国实现碳达峰和碳中和目标的重要突破口。


  • 变焦结构(由小到大):我建议引入OA系统以优化文件处理流程,加快审批速度。这是因为使用这个系统可以解决我们目前面临的流程审批烦琐、速度慢、影响业务发展等问题。


当前公司规模迅速扩大,在短短的5年内已经由原来的300人扩大到了3000人,所以亟需引入先进的办公系统来满足公司日益增长的业务需求。


三、感染力:用好可视化工具


感染力取决于汇报的形式,再好的内容也需要形式作为载体。


使用图表或者形象化的语言可以增强汇报的可视化效果,使汇报具备极强的画面感,让人一看就明白、一听就清楚,这样的汇报能够降低听众的理解成本。


1. 好的图画抵一千个字


人的大脑更容易记住形象化的内容,比如当你回想一部精彩的电影时,浮现在脑海中的往往是电影中一幕幕的场景,而不是文字;当你试图回忆某个东西放到哪里时,在脑海中回放的也是情景而不是文字。


人类大脑的特点决定了,图表化的展示更有利于大脑对信息的接受。


具体而言,图表化的优势表现在:


第一,图表所能够传递的信息量更大;


第二,图表传递信息的速度更快、更直观;


第三,图表传递的信息更具有整体性。


因此,具备专业化的图形思维和画图习惯是做好结构化汇报的基本功。


2. 故事是用来打动人心的沟通工具


古希腊著名哲学家柏拉图说过:“谁会讲故事,谁就拥有了全世界。”罗辑思维的罗振宇也说过:“笨拙的人讲道理,而聪明的人会讲故事。”这些都充分说明了讲故事的重要性。


会讲故事也是一种沟通能力,一个善于讲故事的人通常会通过描述细节表达情感,并通过细节的展示引起听众的情感共鸣。


举例:一个好故事的说服力


某地突发水灾,此时一个大型的慈善机构开始发起募捐活动,该机构起草了两封募捐信。


第一封:


水灾已经导致20万人生活受到严重影响,其中10万人被迫转移。受灾群众正面临粮食短缺、饮用水短缺、帐篷和生活用品短缺等问题……


第二封:


提到了一个小女孩小艾,由于没有足够的食物和帐篷,小艾吃完两块饼干后,非常疲惫地趴在爷爷地肩上,眼角的泪珠还在。而直到昨天晚上小艾还睡在半山腰的旧牛棚里,身上只盖着爷爷的一件外套……


如果你看到这两封信,哪一封信会更打动你,使你更愿意捐款呢?毫无疑问,肯定是第二封。


相对于灾区的巨大灾情,小艾的故事只是这次灾难中的一个细节,但是这个细节却比整个大背景更具有说服力。


诺贝尔和平奖获得者特蕾莎修女曾说:“如果我看到的是人群,我绝不会有行动;如果我看到的是个人,我就会。”


在这里,所谓群体实际上就是一个比较普遍的现象,是一个故事中的大背景,而个人则是具体的现象,比较贴近生活,因此更容易引起关注,加上细节的刻画和描述,自然能够吸引眼球。


因此,好的故事常常注重对细节的把握和挖掘,细节的描述更容易产生代入感,提升说服力。


3. 用道具将信息具象化


用道具是一种将信息进行具象化的表达方式。


比如,2008年乔布斯介绍苹果的全新产品 MacBook Air时,为了展示该产品超薄和轻巧的特点,他在舞台上拿出一个普通的信封。


他慢慢地打开信封,将MacBook Air展示出来,这引起了观众们的惊叹和欢呼。


这个简单而巧妙的道具宣传了 MacBook Air 无与伦比的轻薄设计,让观众们直观地感受到了产品的创新和独特之处。


4. 用打比方实现知识迁移


通过打比方让听众把不熟悉的信息、从未知晓的事物和他们熟悉的思维方式和事物进行联系,这样能够让他们迅速理解新的、不太熟悉的知识和概念,降低理解成本,实现知识的迁移。




比如你建议想减肥的听众在饭前多喝水,于是你告诉他们:研究表明,每顿饭前喝500毫升水,一天可以减少摄入225大卡的热量。


这样说是不能打动听众的,因为大部分听众对225大卡是没有概念的。


假如你用打比方的方式告诉听众:


225大卡相当于平常吃的6颗生菜,相当于用直径10厘米的碗盛的1.5碗大米饭,相当于麦当劳的3个鸡翅,人需要慢走9657步或慢跑35分钟才能消耗掉这些热量。



通过这样的打比方,数据概念立马变得生动形象起来,你的观点迅速引起听众的重视。


五、结语


职场高手都善于使用结构化汇报,有结构的汇报兼具共情力、逻辑力、感染力。为此,你需要具备换位思考的理念、善用框架、并且能够创造性的使用可视化工具。


本文来自微信公众号:笔记侠(ID:Notesman),本文摘编自机械工业出版书籍《结构化汇报》,作者:黄漫宇,责编:金木研